วิธีการแบ่งงานออกเป็น 4 ด้าน (Matrix: Importance vs. Effort)

แนวคิดนี้ใช้หลักการ การจัดลำดับงาน (Prioritization Matrix) โดยการพิจารณา 2 ปัจจัยหลักคือ:

• แกนแนวตั้ง : ความสำคัญของงาน (สำคัญมาก ↔ สำคัญน้อย)
• แกนแนวนอน : ความยากหรือง่ายในการทำงาน (ทำง่าย ↔ ทำยาก)

เมื่อจัดลงไปในตาราง 2×2 เราจะได้งาน 4 ประเภทที่สามารถช่วยให้เรารู้ว่าจะโฟกัสอะไร ควรเลื่อนอะไรออกไป และควรหาความช่วยเหลือในงานไหน

(1) งานสำคัญมาก / ทำได้ง่าย → เลือกทำก่อน (Quick Wins)

• ลักษณะงาน: งานที่สร้างคุณค่าได้มากต่อเป้าหมาย แต่ไม่ซับซ้อน ทำเสร็จได้เร็ว
• เหตุผลที่ต้องทำก่อน: เพราะงานประเภทนี้สร้างผลลัพธ์ที่ชัดเจนโดยไม่เปลืองแรง
• ตัวอย่าง: การโทรติดต่อลูกค้ารายใหญ่, การส่งอีเมลรายงานที่ใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้ว, การประชุมสั้นที่ตัดสินใจได้เร็ว
• กลยุทธ์: ประเมินงานในแต่ละวัน เลือกสิ่งที่ทั้ง “สำคัญ” และ “ง่าย” มาทำทันที เพื่อปลดล็อกความคืบหน้าเร็วที่สุด

---

(2) งานสำคัญน้อย / ทำง่าย → ทำเมื่อมีเวลา (Fill-ins)

• ลักษณะงาน: งานทั่วไป งานซ้ำๆ ที่ไม่ได้มีผลกระทบมากต่อเป้าหมายใหญ่ แต่จำเป็นต้องมีคนทำ
• ช่วงเวลาที่ควรทำ: ทำในเวลาที่พลังงานลดลง เช่น บ่ายแก่ๆ หรือระหว่างรอการประชุม
• ตัวอย่าง: การเคลียร์อีเมลทั่วไป, กรอกแบบฟอร์ม, จัดโต๊ะทำงาน, การแก้ไขเล็กน้อยในเอกสาร
• กลยุทธ์: อย่าเอางานกลุ่มนี้ขึ้นมาแซงงานสำคัญ แต่ให้เก็บไว้จัดการช่วงที่ไม่สามารถโฟกัสงานใหญ่ได้

---

(3) งานสำคัญน้อย / ทำยาก → เลื่อนหรือมอบหมาย (Avoid/Delegate)

• ลักษณะงาน: งานที่ไม่สำคัญกับเป้าหมายใหญ่ แถมยังใช้พลังงานเยอะและเราอาจไม่ถนัด
• ปัญหาที่เจอ: ทำเองเสียเวลา เสียพลัง โดยที่ไม่ได้สร้างผลลัพธ์คุ้มค่า
• วิธีรับมือ:
  • เลื่อนออกไป หากไม่เร่งด่วน
  • หาตัวช่วย เช่น ให้ทีมงานที่ถนัดกว่ารับไปทำ
• ตัวอย่าง: การทำสไลด์ออกแบบซับซ้อน, การตกแต่งเอกสาร, การวิเคราะห์เชิงลึกที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานหลัก
• กลยุทธ์: ตั้งคำถามว่า “ถ้าไม่ทำเลย จะมีผลเสียจริงๆ หรือไม่” ถ้าไม่ → ลดความสำคัญลง หรือโอนงานให้คนอื่น

---

(4) งานสำคัญมาก / ทำยาก → จัดการอย่างเป็นระบบ (Major Projects)

• ลักษณะงาน: งานที่มีผลกระทบสูงและซับซ้อน ต้องใช้เวลาและพลังงานจำนวนมาก
• สิ่งที่ต้องระวัง: ไม่สามารถทำให้เสร็จในครั้งเดียว ต้องวางแผน แบ่งย่อย และอาจต้องทำงานเป็นทีม
• ตัวอย่าง: การวางกลยุทธ์องค์กร, การเขียนรายงานสืบสวนเชิงลึก, การวางระบบใหม่, การทำโครงการใหญ่
• กลยุทธ์:
  • วางแผนระยะยาว แบ่งเป็น Milestone ย่อยๆ
  • กำหนด Deadline และจัดเวลาแบบ Block Time
  • ประสานทีมงานและสร้างความต่อเนื่อง

---

วิธีใช้ Matrix นี้ในชีวิตจริง

1. ลิสต์งานทั้งหมดออกมา → เขียนสิ่งที่ต้องทำ
2. ประเมินความสำคัญ → งานนี้มีผลกับเป้าหมายหลักแค่ไหน
3. ประเมินความยาก/ง่าย → ต้องใช้เวลา/ความพยายามมากน้อยเพียงใด
4. จัดใส่ใน Matrix → เลือกว่าจะทำทันที, ทำเมื่อมีเวลา, มอบหมาย, หรือวางแผนใหญ่
5. โฟกัสงานกลุ่ม (1) ก่อนเสมอ → เพื่อสร้าง Momentum

สรุป

การแบ่งงานออกเป็น 4 ด้านตามแกน ความสำคัญ และ ความยากง่าย ช่วยให้เรามองเห็นภาพรวมของงานทั้งหมดชัดเจนขึ้น เราจะรู้ว่า งานไหนควรโฟกัส, งานไหนควรเลื่อน, งานไหนควรให้คนอื่นทำ, และงานไหนต้องวางแผนจริงจัง การใช้วิธีนี้อย่างต่อเนื่องจะทำให้เรามีวินัย จัดลำดับความสำคัญได้ดีขึ้น และกล้าที่จะปฏิเสธสิ่งที่ไม่คุ้มค่ากับเวลาและพลังงานของเรา