จดหมายเวียน คือ จดหมายที่มีข้อความเหมือนๆ กัน จะมีข้อความแตกต่างกันเพียงบางส่วนเท่านั้น การสร้างจดหมายเวียนจึงช่วยลดขั้นตอนและประหยัดเวลาในการทำงาน โดย Word สามารถสร้างฟอร์ม จดหมายและข้อมูลผู้รับ โดยนำเอกสารทั้ง 2 ส่วนมาผนวกกัน

มีขั้นตอนการปฏิบัติ ดังนี้

1.เตรียมไฟล์รายชื่ิอในโปรแกรม Microsoft Excel

2.ไปที่ Microsoft Word >> Mailings >> Select Recipients>>Use an Existing list

3.ไปที่ Insert Merge Field แล้วเลือกข้อมูลที่ต้องการจะใส่ในแต่ละส่วน

4.แทรกข้อมูลที่ต้องการนำเข้า

5.กด Preview Results เพื่อดูผลลัพธ์

6.ไปที่ Finish & Merge >> Print Documents