ในแต่ละวัน..
เรามักจะหมดไปกับการทำงานที่แม้แต่เราเองก็ไม่ค่อยแน่ใจถึง

“ขนาดความสำคัญของงานเท่าไหร่นัก”

เพราะเราไม่เคยนั่งวิเคราะห์ประเภทงานที่รับผิดชอบอย่างจริงจัง แล้วส่วนใหญ่ก็คิดว่า “งานทุกงานก็สำคัญเท่ากันหมด” จนเราจะหัวหมุนกับตารางงานที่เต็มแน่น เพราะไม่รู้จะเริ่มต้นจากตรงไหนบ้างไหม? การตัดสินใจว่าจะลงมือทำแต่ละงานเมื่อใด อย่างไร และกับใคร

แต่…จริงๆ แล้ว ด้วย Framework นี้ เราสามารถแบ่งประเภทงานได้เป็น

(1) สำคัญมาก และทำได้ง่าย : งานประเภทนี้ใช้ทักษะที่เราคุ้นเคยและชำนาญอยู่แล้ว เพียงแค่ต้องใส่ใจและละเอียด รวมถึงต้องใช้เวลาอย่างเต็มที่ คำแนะนำคือ ”เลือกทำก่อน“

(2) สำคัญมาก แต่ทำได้ยาก : งานลักษณะนี้ต้องกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน มีการติดตามและการวางแผนที่เป็นระบบ ไม่สามารถทำคนเดียวได้ ต้องอาศัยทักษะและความร่วมมือของทีม ดังนั้นคำแนะนำก็คือ ”วางแผน และทำตามแผนงาน“ ที่สำคัญอย่าทำคนเดียว

(3) สำคัญน้อย แต่ทำได้ง่าย : ถ้าเรามีงานลักษณะนี้อยู่ในมือ และมีมือใหม่ที่พร้อมช่วยเหลือ ไอเดียที่ดีก็คือ ”หาคนมาช่วยทำ ฝึกทักษะให้มือใหม่พัฒนา เพื่อวันหนึ่งเขาจะได้ช่วยเหลืองานที่สำคัญมาก แต่ทำได้ยากได้

(4) สำคัญน้อย และทำได้ยาก : งานประเภทนี้มักจะมาในรูปแบบของงานในฝัน ความคาดหวังว่าจะปรับปรุงและพัฒนาให้ดีขึ้น ส่วนใหญ่จะเป็นนามธรรม จับต้องได้ยาก หากไม่สำเร็จก็ไม่ถึงกับ… สะดุด ดังนั้นถ้าเจองานแบบนี้ ใส่ไว้ในช่องทำทีหลังก่อนได้

วางแผนให้ดี และใช้เวลาเพิ่มอีกนิด เราจะพบว่า

“หลายงานไม่รีบ และไม่ด่วนเท่ากับที่คิดเลย”

การจัดลำดับงานแบบนี้ จริง ๆ เรียกว่า Eisenhower Matrix

Eisenhower Matrix คือ เทคนิคที่ตั้งชื่อตาม ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ (Dwight D. Eisenhower) อดีตประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา ที่พัฒนาวิธีการจัดการงานและเวลาขึ้นมาด้วยตัวเอง โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้ผู้ใช้สามารถ 1) ประเมินความเร่งด่วนและความสำคัญของแต่ละงาน และ 2) ตัดสินใจเลือกวิธีที่เหมาะสมที่สุดในการทำงานเหล่านั้นให้สำเร็จ

ความแตกต่างระหว่างงานเร่งด่วนและงานสำคัญคือ งานเร่งด่วนมีกรอบระยะเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้น ในขณะที่ความสำคัญของงานขึ้นอยู่กับว่างานนั้นเกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่อยากทำให้สำเร็จมากน้อยเพียงใด

งานเร่งด่วนต้องดำเนินการโดยเร็วที่สุด งานเหล่านี้อาจเป็นเรื่องสำคัญหรือไม่สำคัญก็ได้ แต่ถ้าคุณไม่ให้ความสนใจทันทีหรือไม่ทำให้เสร็จตามเวลาที่กำหนด ความล่าช้าของคุณอาจส่งผลให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณอย่างแน่นอน

เราจะสร้าง Eisenhower Matrix ได้อย่างไร?

การสร้าง Eisenhower Matrix ทำได้ไม่ยาก เพียงแค่วาดตารางสองคูณสอง แกน X ใส่ “เร่งด่วน” และ “ไม่เร่งด่วน” และแกน Y ใส่ “สำคัญ” และ “ไม่สำคัญ” ตารางของคุณควรมีหน้าตาดังนี้:

1. เร่งด่วน/สำคัญ (“ทำทันที”) : งานที่อยู่ในหมวดหมู่นี้เป็นงานที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง และจำเป็นต้องดำเนินการโดย คุณ ทันที (หรือภายในกรอบเวลาที่กำหนด)

2. เร่งด่วน/ไม่สำคัญ (“มอบหมาย”) : งานที่อยู่ในช่องนี้จำเป็นต้องถูกจัดการทันที แต่ไม่จำเป็นต้องให้คุณมีส่วนร่วมโดยตรง คุณสามารถมอบหมายงานประเภทนี้ให้คนอื่นไปจัดการแทนคุณได้

3. ไม่เร่งด่วน/สำคัญ (“วางแผน”) : งานในลักษณะนี้ต้องดำเนินการอย่างใส่ใจ เนื่องจากมีความสำคัญต่อความก้าวหน้าของโครงการของคุณ อย่างไรก็ตาม งานเหล่านี้สามารถทำได้ในระยะยาว เนื่องจากไม่ได้กำหนดกรอบเวลาที่แน่นอน สามารถทำการวางแผนการจัดการได้

4. ไม่เร่งด่วน/ไม่สำคัญ (“ลดการทำงาน หรือ ลบทิ้ง”) : คุณไม่จำเป็นต้องใส่งานเหล่านี้ในตารางงานของคุณ เนื่องจากไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อประสิทธิภาพการทำงาน และยังดึงสมาธิหรือความสนใจของคุณไปจากเป้าหมายรายวันหรือภาพรวมใหญ่อีกด้วย

นำมาปรับใช้กับการจัดการเทคนิคการรู้และไม่รู้

หากเรานำหลักการ Eisenhower Matrix มาจัดการกับกระบวนการในเรื่องความรู้ และความไม่รู้ ก็สามารถสร้างเทคนิคการรู้และไม่รู้ได้ดังนี้

“Known Unknown”

หลักคิดของ Known Unknowns (รู้-ไม่รู้) ที่สามารถบอกได้ว่า สิ่งต่างๆ ในโลกใบนี้ล้วนอยู่ในส่วนหนึ่งส่วนใดใน 4 ช่องของภาพนี้ เป็นเรื่องของความตระหนักรู้และความเข้าใจ (Aware และ Understand) ที่แตกต่างและต้องเน้นย้ำว่าความตระหนักรู้และความเข้าใจนั้นสามารถแบ่งได้ทั้งหมดถึง 4 ประเภท

1.Known Knowns สิ่งที่เรารู้แล้วว่า เรารู้ คือ สิ่งที่เรารับรู้แล้วว่าเป็นความจริง (Fact) ที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

2.Known Unknowns เรารู้แล้วว่า เรายังไม่รู้อะไร คือ เราได้รู้ว่าตัวเองยังไม่รู้อะไร และที่เรายังไม่รู้ ยังเป็นคำถามที่เราต้องการหาคำตอบ  

3.Unknown Knowns สิ่งที่เรารู้และเข้าใจแล้วแต่ยังไม่รู้ลงไปลึกๆ ว่ามันมีอะไรที่ยังซ่อนอยู่และเรายังไม่รู้อีกหรือไม่ คือ เป็นเรื่องที่คนเรารู้และเข้าใจในระดับหนึ่งแล้ว แต่ไม่รู้ตัวเองว่า จริงๆ แล้วยังไม่รู้ในรายละเอียดลึกๆ ว่ามีผลกระทบอะไร หรือมีประเด็นอะไรที่มากกว่านี้อีกไม่ กล่าวโดยสรุปได้ว่า ไม่รู้จักในสิ่งที่คิดว่ารู้แล้วอย่างแท้จริง

4.Unknown Unknowns สิ่งที่เราไม่รู้ว่าเราไม่รู้ คือ เราไม่รู้ว่าตัวเองไม่รู้ในสิ่งนั้น เรียกได้ว่าไม่เคยรู้มาก่อนเลย เป็นจุดบอด (Blind Spot) 

สรุปรวม: เอามาสรุปรวมทั้งหมดให้อยู่ในภาพเดียวกัน ลองเราไปปรับใช้ในการทำงานของเรากันดูครับ เผื่อจะได้เกิดประโยชน์ในการทำงาน